NextCare Business Messenger und die Firmen-Ausgabe „HSP Franchise"
Stand: Oktober 2026
de.businessmessenger.app),
für die Firmen-Ausgabe „HSP Franchise" (Bundle de.hspfranchise.chat) sowie für die Browser-Ausgabe
unter chat.next-care.app. Es handelt sich um denselben Dienst mit denselben Servern und derselben
Datenverarbeitung; die Firmen-Ausgabe unterscheidet sich nur in Name, Symbol und der fest zugeordneten Organisation.
Anbieter der App und Betreiber der Plattform:
NextCare GmbH
E-Mail: info@nextcare-service.de
Rollen nach DSGVO: Konten werden ausschließlich durch den Arbeitgeber bzw. die Organisation der Nutzer angelegt; eine private Registrierung ist nicht möglich. Für die Inhalte, die Mitarbeitende einer Organisation im Dienst austauschen (Nachrichten, Dateien, Termine, Anrufe), ist die jeweilige Organisation die Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO (bei der Ausgabe „HSP Franchise" die HSP Franchise GmbH & Co. KG). Die NextCare GmbH verarbeitet diese Daten in ihrem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO) und ist ihrerseits Verantwortliche für den technischen Betrieb der Plattform (Sicherheit, Protokolle, Störungsbehebung).
Der Dienst ist ein geschäftlicher Kommunikationsdienst für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden: Chat in Einzel- und Gruppenunterhaltungen, Dateiablage, Kalender, Umfragen, Sprach- und Videoanrufe sowie eine Verwaltungsoberfläche (Admin-Center) für die Organisation.
| Kategorie | Daten | Zweck |
|---|---|---|
| Kontodaten | Name, Benutzername bzw. Kennung, dienstliche E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert), Profilbild (freiwillig), Rolle und Teamzugehörigkeit in der Organisation, ggf. Geheimnis für die Zwei-Faktor-Anmeldung | Anmeldung, Anzeige gegenüber Kolleginnen und Kollegen, Rechteverwaltung |
| Inhalte | Textnachrichten, geteilte Dateien, Fotos, Videos und Sprachnachrichten (größere Videos, die Sie im Chat aus der Galerie oder mit der Kamera senden, verkleinert die App auf iPhone und Android vorher auf dem Gerät; zu Videos in Chats und Aufgaben erzeugt unser Server ein Vorschaubild, das zusammen mit dem Video gespeichert und gelöscht wird), PDF-Ansichten von Dokumenten (damit Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien sowie Outlook-E-Mails auf allen Geräten angezeigt werden können, erstellt unser Server daraus eine PDF-Ansicht – in den Apps ab Version 1.6.94, im Browser sofort. Das geschieht ausschließlich auf unserem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH in Nürnberg, in einem abgeschotteten Programmteil ohne Internetzugang. Die Datei wird dabei an keinen weiteren Dienst übermittelt. Bilder, die eine E-Mail aus dem Internet nachladen würde, werden nicht geladen. Die PDF-Ansicht sehen nur Personen, die auch die Originaldatei sehen dürfen. Sie wird zusammen mit der Originaldatei gelöscht; Inhalte und Dateinamen werden dabei nicht protokolliert), Termine (zu einer Zu- oder Absage an der Einladung der antwortenden Person ein Vermerk, ob die Mitteilungen über ihre Antwort an die Person, die den Termin angelegt hat, eine eigene oder die gemeinsame Kennung des Termins tragen – ohne Zeitpunkt, damit eine neue Mitteilung derselben Person stets ihre ältere ersetzt; er bleibt, solange die Einladung besteht –, dazu höchstens drei Zeitpunkte: wann zuletzt eine eigene Mitteilung über ihre Antwort an diese Person ging – für die Obergrenze von 20 neuen solcher Mitteilungen je Termin und Tag, 24 Stunden danach gelöscht –, und, fiel die Mitteilung in deren Ruhezeit oder in „Beschäftigt", seit wann sie nachzuholen ist und wann der nächste Versuch fällig ist – gelöscht nach dem Nachholen bzw. sobald nichts mehr nachzuholen ist, spätestens 24 Stunden nach der letzten zurückgehaltenen Antwort; mit der Einladung auch beim Ausladen oder Löschen des Termins), Umfragen (Antworten; die Mitglieder der Unterhaltung sehen, wer wann wofür gestimmt hat), Aufgaben; bei wiederkehrenden Aufgaben die letzten 50 Erledigungen (wer, wann), sichtbar für Ersteller und zugewiesene Person; zu Aufgaben außerdem die Priorität (hoch, mittel, gering) und die Wecker-Einstellung (erste Erinnerung, Takt der Wiederholung) samt dem technischen Stand des Weckers (nächster und letzter Erinnerungszeitpunkt und wen die letzte Erinnerung erreicht hat, Anzahl der Erinnerungen und – nur bei Ruhezeit oder „Beschäftigt" – für wen eine Erinnerung nachgeholt wird; dieser Vermerk wird nach der Zustellung, spätestens 72 Stunden nach der ersten verpassten Erinnerung gelöscht – wiederholt der Wecker weiter, kann eine spätere verpasste Erinnerung ihn neu anlegen); Mitteilungen und Newsletter der Organisation samt Lesestand (wer eine Mitteilung geschlossen bzw. einen Newsletter gelesen hat und wann), auf Wunsch der Verwaltung mit einem Autor (frei eingetragener Name, z. B. einer Person oder Abteilung; sehen alle Empfänger, nie in Push-Meldungen) und mit angehängten Dateien (PDF, Fotos, Word, Excel; Name und Inhalt sehen alle Empfänger, solange der Beitrag läuft, und die Verwaltung der Organisation – nie in Push-Meldungen oder Protokollen). Die Verwaltung der Organisation sieht bei Mitteilungen, wer sie gelesen hat (mit Zeitpunkt) und wer noch nicht; bei Newslettern nur die Anzahl – geht ein Newsletter an sehr wenige Personen, lässt auch die Anzahl Rückschlüsse auf Einzelne zu. Unter der Glocke („Benachrichtigungen") wird je Person vermerkt, welche Einladungen, Umfragen und Aufgaben sie gelesen und welche Einträge sie aus ihrer Liste gelöscht hat und wann; das sieht nur die Person selbst. Löschen entfernt einen Eintrag nur aus der eigenen Liste – Einladung, Umfrage, Aufgabe und Mitteilung bleiben bestehen; die Verwaltung der Organisation sieht nicht, was jemand gelöscht hat, und eine gelöschte Mitteilung zählt dort nicht als gelesen | Erbringung des Dienstes |
| Entwürfe (nur auf Ihrem Gerät, ab App-Version 1.6.92) | Noch nicht gesendeter Text im Eingabefeld eines Chats, samt @-Erwähnungen und – wenn Sie auf eine Nachricht antworten – einem kurzen Auszug der zitierten Nachricht. Er wird nur auf dem Gerät gespeichert, getrennt je Konto: in der App für iPhone und Android im geschützten Speicher der App (vom Betriebssystem verschlüsselt, sofern das Gerät mit PIN, Code oder Muster gesperrt ist; nicht Teil von Geräte-Backups), im Browser im Speicher des Browsers für diese Seite – dort dauerhaft nur mit „Angemeldet bleiben", sonst nur bis zum Schließen des Browser-Tabs. An unseren Server geht der Text erst, wenn Sie ihn senden. | Weiterschreiben, nachdem Sie den Chat verlassen oder die App geschlossen haben |
| Weitergeleitete Nachrichten (sobald die Funktion freigeschaltet ist: im Browser und ab App-Version 1.6.97) | Leiten Sie Nachrichten weiter, legt unser Server im gewählten Chat je Nachricht eine neue Nachricht von Ihnen an – mit demselben Text bzw. denselben Fotos, Videos, Sprachnachrichten und Dateien (die Datei wird dafür nicht noch einmal gespeichert) und dem Vermerk „Weitergeleitet". Sie sehen alle Mitglieder des gewählten Chats, bei Chats mit anderen Organisationen auch deren Mitglieder. Den Empfängern zeigen wir nur diesen Vermerk – nicht, aus welchem Chat und von wem die Nachricht ursprünglich stammt; die ursprünglich sendende Person erfährt vom Weiterleiten nichts. Bei Fotos, Videos, Sprachnachrichten und Dateien verweist die Kopie auf dieselbe gespeicherte Datei; diese bleibt, wie jede Datei, der Person zugeordnet, die sie hochgeladen hat, und deren Organisation (auch beim Speicherplatz). Antworten (Zitate), @-Erwähnungen, Reaktionen und Markierungen werden nicht übernommen; Umfragen, Termin-Einladungen und Anruf-Vermerke lassen sich nicht weiterleiten. | Erbringung des Dienstes (Weiterleiten auf Ihren Wunsch) |
| Gruppenadmins von Chat-Gruppen | Je Chat-Gruppe, wer hauptverantwortlicher Gruppenadmin ist (vergibt die Gruppenadmin-Rolle an andere und verwaltet die Mitglieder). Verlässt diese Person die Gruppe, wird ihr Zugang in der Organisation deaktiviert oder gelöscht oder ihr Konto gelöscht, wird automatisch das Mitglied der Organisation Gruppenadmin, das am längsten dabei ist (bestehende Gruppenadmins zuerst, Interessenten nie automatisch); es erhält dazu eine Mitteilung „Du bist jetzt Gruppenadmin." mit dem Namen der Gruppe (bei mehreren Gruppen auf einmal eine Mitteilung ohne Gruppennamen). Ist jemand nachgerückt, gibt eine spätere Reaktivierung die Rolle nicht zurück; kommt niemand infrage, bleibt die Person hauptverantwortlich. Die Mitglieder der Gruppe sehen den Wechsel in der Mitgliederliste. Inhaber und Admins der Organisation sehen im Admin-Center alle Chat-Gruppen der Organisation mit Name, Zahl der Mitglieder und der Gruppenadmins sowie dem Namen des hauptverantwortlichen Gruppenadmins – keine Nachrichten und keine Mitgliederliste – und können einen anderen festlegen; dabei sehen sie die Namen der Mitglieder, die dafür infrage kommen. Gruppen mit Personen anderer Organisationen erscheinen dort nicht. Das Festlegen und das automatische Nachrücken stehen im Audit-Protokoll der Organisation (Gruppe, neuer und – beim Festlegen – bisheriger Gruppenadmin). | Erbringung des Dienstes, Verwaltung durch die Organisation |
| Sticker der Organisation (im Browser sofort, ab App-Version 1.7.0) | Bilder (PNG, JPG, WebP oder GIF, auch bewegt), die Personen Ihrer Organisation als Sticker hochladen, mit Name, freiwilligen Suchwörtern, Bildmaßen, ob der Sticker in der Auswahl ist und ob die Verwaltung ihn ausgeschaltet hat, Reihenfolge, wer ihn hochgeladen hat und wann. Alle Personen der Organisation sehen die Sticker in der Auswahl, auch Interessenten; wer einen Sticker hochgeladen hat, sieht nur die Verwaltung der Organisation. Interessenten können Sticker senden, aber keine hochladen. Hochgeladene Bilder werden auf Viren geprüft und unter einem neutralen Dateinamen gespeichert; der ursprüngliche Dateiname wird nicht gespeichert. Senden Sie einen Sticker, entsteht eine Chat-Nachricht von Ihnen, die alle Mitglieder des Chats mit Bild und Name des Stickers sehen; Sticker lassen sich nur in Chats innerhalb Ihrer Organisation senden. Die Liste der Sticker Ihrer Organisation, welche Sie zuletzt benutzt haben und wonach Sie in der Auswahl suchen, bleibt auf Ihrem Gerät. | Erbringung des Dienstes |
| Meldungen (im Browser sofort, ab App-Version 1.7.1) | Wenn Sie eine Nachricht oder einen Sticker melden: wer gemeldet hat und wann, der gewählte Grund und Ihr freiwilliger Hinweis; dazu eine Kopie der gemeldeten Nachricht, wie Sie sie gesehen haben (Text bis 2.000 Zeichen, Art der Nachricht, Name eines Stickers, Art der Anhänge – keine Dateien, keine Dateinamen), wer sie wann gesendet hat und in welcher Unterhaltung (bei Gruppen deren Name, bei Personen anderer Organisationen auch deren Organisation); bei einem Sticker aus der Auswahl dessen Name und wer ihn hochgeladen hat. Sehen können die Meldung nur Inhaber und Admins Ihrer Organisation – nicht andere Organisationen und nicht die NextCare GmbH. Die gemeldete Person erfährt davon nichts; ist sie selbst Inhaber oder Admin, sieht sie im Admin-Center nur ihren gemeldeten Inhalt und wie oft er gemeldet wurde – nicht, wer gemeldet hat, mit welchem Grund oder Hinweis – und kann die Meldung nicht selbst bearbeiten. Bilder, Videos, Dateien und Sprachnachrichten kann die Verwaltung nur ansehen, solange die Meldung offen ist und die Nachricht noch besteht. Das Ansehen einer Meldung und ihrer Dateien sowie jede Maßnahme der Verwaltung stehen im Audit-Protokoll. | Bearbeitung von Beschwerden über Inhalte, Schutz vor Belästigung, Entfernen von Inhalten und Sperren von Konten |
| Blockierte Personen | Wenn Sie eine Person blockieren: wen Sie blockiert haben und seit wann. Das sieht nur Sie selbst; die Liste finden Sie unter „Blockierte Personen“ (im Browser sofort, ab App-Version 1.7.1) und können eine Blockierung dort wieder aufheben. Eine Blockierung wirkt nur im Einzelchat und bei Anrufen, nicht in gemeinsamen Gruppen. Gespeichert, bis Sie die Person entblocken oder Ihr Konto gelöscht wird. | Schutz vor unerwünschten Nachrichten und Anrufen |
| Hinweise zu Aufgaben | Ab App-Version 1.6.97 (im Browser sofort) je Aufgabe und Person ein Vermerk, bis zu welcher Notiz die Person die Notizen gesehen hat – nur für die eigene Markierung „neu" an der Aufgabe; das sieht niemand sonst. Für alle App-Versionen ab der Umstellung unseres Servers: fiel eine Mitteilung zu einer Aufgabe mit hoher Priorität in die Ruhezeit oder in „Beschäftigt" der empfangenden Person (oder wartet das nachträgliche Hochsetzen seine Bedenkzeit von einer Minute ab), je Aufgabe, Person und Anlass (Zuweisung, Hochsetzen, Notiz, „To-do-Liste erledigt") ein Vermerk mit der Kennung der auslösenden Person, seit wann die Mitteilung nachzuholen ist und wann der nächste Versuch fällig ist – ohne Titel oder Inhalte | Markierung neuer Notizen, Nachholen von Mitteilungen nach der Ruhezeit |
| Aufgaben-Ordner (ab App-Version 1.6.97, im Browser sofort) | Eigene Ordner für Aufgaben und To-do-Listen (Name, Farbe, Symbol, Reihenfolge) und in welchen Ihrer Ordner Sie eine Aufgabe gelegt haben. Das sieht nur die Person selbst – wer mit Ihnen an einer Aufgabe arbeitet, sieht weder Ihre Ordner noch Ihre Einordnung und legt selbst ab. Ordnernamen erscheinen nie in Mitteilungen oder Protokollen. Die Ordner gelten je Organisation: Wer in mehreren Organisationen ist, hat dort jeweils eigene. Höchstens 20 Ordner je Person und Organisation, Namen bis 40 Zeichen. Gelöscht, wenn Sie den Ordner löschen (die Aufgaben bleiben), mit der Aufgabe, sobald Sie die Aufgabe nicht mehr sehen (z. B. nach dem Weitergeben), beim Austritt aus der Organisation und sofort, wenn Ihr Konto gelöscht wird. Welcher Ordner gerade offen ist und was unter „Nur anzeigen“ gewählt ist, merkt sich nur die App bis zum Schließen; die Sortierung je Ordner bleibt auf dem jeweiligen Gerät gespeichert. | Ordnen, Suchen und Sortieren der eigenen Aufgaben |
| Änderungen an Terminen | Ändert die Person, die einen Termin angelegt hat, nachträglich Datum oder Uhrzeit, speichert unser Server am Termin die Zeit davor (damit Eingeladene „Vorher: …“ sehen) und an jeder Einladung, wann die Zusage deswegen zurückgesetzt wurde (die Eingeladenen sagen neu zu) und wann die Person zuletzt eine Mitteilung über eine Änderung dieses Termins bekam (höchstens eine in 10 Minuten). Bei Terminreihen die einzeln abgesagten oder geänderten Tage; ein einzeln geänderter Tag wird ein eigener Termin mit Verweis auf seine Reihe und eigenen Zusagen. Keine weiteren Texte. Gelöscht mit der Einladung bzw. dem Termin. | Termine nachträglich ändern, Eingeladene darüber informieren |
| Anrufdaten | Verbindungsdaten zu Sprach- und Videoanrufen (Beginn, Ende, Dauer, Teilnehmende). Anrufinhalte werden nicht aufgezeichnet. | Anrufliste, Vermittlung des Anrufs |
| Geräte und Sitzungen | Gerätebezeichnung, Zeitpunkt der Anmeldung und letzten Nutzung, IP-Adresse sowie daraus abgeleiteter grober Standort (Stadt/Land, ermittelt mit einer lokal auf unserem Server liegenden Datenbank ohne Anfrage bei Dritten), Geräteschlüssel für Mitteilungen (Push-/VoIP-Token) | Liste „Angemeldete Geräte" zur Kontrolle des eigenen Kontos, Abmelden fremder Geräte, Zustellung von Mitteilungen |
| Protokolle | Technische Protokolldaten (Zeitpunkt, Aktion, Fehler) sowie das Audit-Protokoll administrativer Aktionen der Organisation (wer hat wann welche Einstellung geändert, dazu Anmeldungen und Änderungen an Passwort oder Zwei-Faktor-Schutz; nicht aufgezeichnet wird, wann jemand Nachrichten schreibt oder liest, telefoniert, abstimmt oder Termine und Aufgaben bearbeitet) | Betrieb, Sicherheit, Nachvollziehbarkeit für die Organisation |
| Übernommene Kalender (freiwillig) | Termine aus Kalendern, die Sie selbst verbinden (Titel, Beginn und Ende, Ort, Beschreibung bzw. Notizen, Link zu einem Online-Meeting), sowie der dafür nötige Kalender-Link oder Benutzername und Passwort (verschlüsselt gespeichert); nur wenn Sie „In diesen Kalender eintragen“ einschalten (ab App-Version 1.6.95): der gewählte Zielkalender samt seinem Namen (bei „Kalender auf meinem Handy“ so, wie Ihr Smartphone ihn anzeigt: Name des Kalenders und des Kontos, zu dem er gehört – das ist oft die E-Mail-Adresse des Kontos; unter Android zusätzlich ein Prüfwert dieses Kontos und des Kalenders), der Zeitpunkt des Einschaltens und je eingetragenem Termin eine Zuordnung (Kennung des Eintrags beim Anbieter bzw. auf dem Gerät samt Kennung des Geräts, Name des Zielkalenders wie eben beschrieben und Prüfwerte der übertragenen Fassungen; Titel, Ort, Notiz und Links nur als Prüfwert bzw. gar nicht; bei Terminreihen zusätzlich Beginn und Ende – verschlüsselt gespeichert – sowie die Wiederholungsregel ohne Datum, z. B. „wöchentlich montags“, wie beim Termin selbst; dazu der Monat, bis zu dem wir die Zuordnung aufbewahren, siehe Abschnitt 7) | Anzeige Ihrer eigenen Termine im App-Kalender, Hinweis auf sich überschneidende Termine; auf Ihren ausdrücklichen Wunsch: Eintragen von Terminen, die Sie danach in der App neu anlegen, in einen Ihrer verbundenen Kalender |
| Eigene Termin-Wecker (ab App-Version 1.6.99, im Browser sofort) | Je Termin, zu dem Sie Wecker stellen, die gewählten Zeitpunkte (höchstens 5, als Minuten bzw. Tage vor Beginn; bei höchstens 200 Terminen zugleich) und der technische Stand unseres Servers dazu: bis wann erinnert wurde, zu welchem Zeitpunkt zuletzt ein Wecker kam, eine Prüfsumme von Beginn und Wiederholung des Termins (damit ein verschobener Termin keinen verspäteten Wecker auslöst), eine kurze Sperrfrist während des Versands und – fiel ein Wecker in Ihre Ruhezeit oder in „Beschäftigt" – für welchen Termin und welchen Ihrer Zeitpunkte er nachzuholen ist, seit wann und wann der nächste Versuch fällig ist. Keine Texte. Nur für Sie sichtbar. Gelöscht, sobald Sie die Wecker entfernen, mit dem Termin, wenn Sie ausgeladen werden oder den Termin verlassen, beim Ausscheiden aus der Organisation und spätestens einen Tag nach dem Termin (bei Terminreihen zwei Tage nach ihrem Ende); der Nachhol-Vermerk nach dem Nachholen, spätestens kurz nach Beginn des Termins bzw. nach 72 Stunden. In verbundene Kalender trägt die App eigene Wecker nie ein. | Erinnerung an Termine zu selbst gewählten Zeitpunkten |
Kalender-Anbindung: Sie können freiwillig eigene Kalender mit der App verbinden – über den Kalender Ihres Smartphones, über das Outlook-Programm auf Ihrem PC, über einen Kalender-Link (z. B. von Outlook, Google oder iCloud) oder mit E-Mail-Adresse und Passwort bei Ihrem E-Mail-Anbieter. Standardmäßig liest die App diese Kalender nur und verändert dort nichts. Nur wenn Ihre Organisation es erlaubt und Sie es für einen Kalender ausdrücklich einschalten (mit zweifacher Bestätigung), trägt die App Termine, die Sie ab dann selbst in der App neu anlegen, zusätzlich in genau diesen einen Kalender ein (Titel, Beginn und Ende, Ort, Notiz und Link zu einem Online-Meeting – keine Teilnehmenden, keine Erinnerungen). Ändern oder löschen Sie einen so eingetragenen Termin in der App, zieht die App das dort nach, solange der Eintrag dort unverändert ist (Terminreihen in einem Kalender auf einem Android-Smartphone trägt die App nur einmal ein und zieht dort nichts nach). Sagen Sie einen einzelnen Tag einer eingetragenen Terminreihe ab oder ändern ihn, nimmt die App den Tag dort aus der Reihe heraus und trägt einen geänderten Tag als eigenen Termin ein; in einem Kalender auf dem Smartphone bleibt die Reihe dabei unverändert stehen (dort lassen sich einzelne Tage nicht nachtragen). Bestehende Termine in Ihrem Kalender ändert, überschreibt oder löscht die App nie. Auf dem iPhone steht in so eingetragenen Terminen im Feld „URL“ eine Adresse der App, an der die App ihre eigenen Einträge wiedererkennt; antippen öffnet nur die App im Browser. Bei Kalender-Links und bei „Outlook am PC“ ist das Eintragen nicht möglich. Die übernommenen Termine sind nur für Ihr eigenes Konto sichtbar – nicht für Kolleginnen und Kollegen und nicht für die Organisation. Links und Zugangsdaten speichern wir verschlüsselt. Damit die Termine aktuell bleiben, ruft unser Server verbundene Kalender regelmäßig beim jeweiligen Anbieter ab (während Sie die App nutzen etwa alle 20 Sekunden, sonst etwa alle 5 Minuten); der Anbieter erhält dabei nur die übliche Abrufanfrage unseres Servers. Trennen Sie eine Verbindung, löschen wir die daraus übernommenen Termine. Die Organisation kann die Funktion im Admin-Center abschalten; dann werden alle Verbindungen samt der übernommenen Termine gelöscht. Bereits in Ihren Kalender eingetragene Termine bleiben dort, auch wenn Sie das Eintragen ausschalten, die Verbindung trennen oder die Organisation die Funktion abschaltet.
Anruf-Diagnose: Damit wir Störungen bei Sprach- und Videoanrufen erkennen und beheben können, übermittelt die App während eines Anrufs etwa alle 30 Sekunden sowie bei Fehlern und zum Ende technische Messwerte an unseren Server: Verbindungszustand, Zahl der Teilnehmenden, Zählwerte zu gesendetem und empfangenem Ton und Bild (etwa Anzahl der Datenpakete und Videobilder), Fehlermeldungen beim Verbindungsaufbau, am Mikrofon oder an der Kamera sowie Plattform (iOS/Android), Betriebssystem- und App-Version. Die Angaben werden dem Anruf und Ihrem Benutzerkonto zugeordnet gespeichert (andere Teilnehmende erscheinen darin nur mit ihrer technischen Kennung); Gesprächsinhalte, Nachrichtentexte und Namen sind nicht enthalten. Sie dienen ausschließlich der Fehlersuche und der Stabilität der Anrufe, sind weder in der App noch im Admin-Center einsehbar und werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist – wie bei den übrigen technischen Betriebsdaten – unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO sind nicht Gegenstand des Dienstes; die Organisationen sind angehalten, solche Daten nicht über den Dienst zu übermitteln.
Damit Nachrichten, Anrufe, Termin-Hinweise und Aufgaben-Erinnerungen das Gerät auch bei geschlossener App erreichen, nutzt die App den Mitteilungsdienst des jeweiligen Betriebssystems: auf iPhone und iPad den Apple Push Notification service (Apple Inc.), auf Android-Geräten Firebase Cloud Messaging (Google). Dazu wird ein vom Gerät erzeugter Geräteschlüssel an unseren Server übermittelt und dort der angemeldeten Sitzung zugeordnet. Eine Mitteilung zu einer Nachricht enthält den Absender bzw. den Namen der Gruppe, ab zwei neuen Nachrichten deren Anzahl (z. B. „20 neue Nachrichten") und – von Werk aus eingeschaltet – den Nachrichtentext („Nachrichtentext in Meldungen"). Wer das nicht möchte, schaltet es in den Einstellungen aus; dann steht dort nur der Hinweis „Neue Nachricht" (bei einer @-Erwähnung in einer Gruppe stattdessen „… hat dich erwähnt" bzw. „… hat alle erwähnt"; wer persönlich erwähnt wird, erhält diesen Hinweis auch in einer stummgeschalteten Gruppe – von derselben Person in derselben Gruppe höchstens dreimal je Stunde). Bei einem Sticker steht mit „Nachrichtentext in Meldungen" „Sticker" und sein Name im Text, sonst nur „Neue Nachricht". Neue Mitteilungen desselben Chats ersetzen auf aktuellen App-Fassungen die vorige. Werden mehrere Nachrichten auf einmal in einen Chat weitergeleitet, kommt dazu nur eine Mitteilung; mit „Nachrichtentext in Meldungen" steht in ihrem Text „Weitergeleitet:" vor dem Inhalt. Bei Anrufen wird der Name der anrufenden Person übermittelt, damit das Gerät klingeln kann. Nach dem Anruf folgt ein kurzer Hinweis ohne Inhalte, etwa „Verpasster Anruf" oder in Gruppen „Verpasster Gruppenanruf von …". Auch die Titel von Terminen und Aufgaben (Erinnerungen, Einladungen, Hinweise auf sich überschneidende Termine) gehen nur mit, wenn „Nachrichtentext in Meldungen" eingeschaltet ist. Wer eine Aufgabe erstellt, kann ab App-Version 1.6.95 (im Browser sofort) einen Wecker einstellen: unser Server erinnert dann die erstellende und alle zugewiesenen Personen zur Fälligkeit oder kurz davor und – je nach Einstellung – wiederholt, bis die Aufgabe erledigt ist, höchstens 100-mal und höchstens 30 Tage lang. Die Mitteilung lautet neutral „⏰ Aufgabe fällig" (bzw. „bald fällig" oder „überfällig") mit dem Fälligkeitszeitpunkt; der Aufgabentitel steht nur mit „Nachrichtentext in Meldungen" darin. Sind mehrere Erinnerungen zugleich fällig, kommt eine gemeinsame Mitteilung „⏰ Aufgaben fällig" (bzw. „bald fällig" oder „überfällig") mit der Anzahl, ohne Titel. Fällt eine Erinnerung in Ihre Ruhezeit oder in „Beschäftigt", wird sie danach einmal nachgeholt (höchstens 72 Stunden lang). Erinnerungen erreichen auch ältere App-Versionen der Beteiligten. Erreicht eine Erinnerung ein Gerät nicht rechtzeitig (etwa weil es ausgeschaltet ist), verwirft der Mitteilungsdienst sie spätestens nach zwei Stunden. Wer keine Aufgaben-Mitteilungen möchte, schaltet „Aufgaben" in den Einstellungen der App aus (Aufgaben mit hoher Priorität ausgenommen, siehe unten). Sagt eine eingeladene Person einen Termin zu oder ab, erhält die Person, die den Termin angelegt hat, sofort eine Mitteilung mit dem Namen der antwortenden Person („… hat einen Termin zugesagt" bzw. „… hat einen Termin abgesagt"); der Termintitel steht nur mit „Nachrichtentext in Meldungen" darin. Ändert dieselbe Person ihre Antwort, ersetzt die neue Mitteilung auf aktuellen App-Fassungen die vorige; bei Terminen mit sehr vielen Antworten kommen je Termin innerhalb eines Tages höchstens 20 solcher Mitteilungen neu in die Liste – ab der 21. antwortenden Person innerhalb eines Tages ersetzt jede neue die vorige dieses Termins. Je Person und Termin kommen höchstens drei solcher Mitteilungen in 30 Minuten; ändert sich die Antwort darüber hinaus, folgt höchstens eine weitere mit dem dann gültigen Stand. Dafür merkt sich unser Server je Person und Termin im Arbeitsspeicher, wann solche Mitteilungen rausgingen und welche Antwort zuletzt gemeldet wurde – höchstens 30 Minuten nach der letzten dieser Mitteilungen, dann löscht er es; gespeichert wird das nicht. Fällt eine solche Mitteilung in die Ruhezeit oder in „Beschäftigt" der Person, die den Termin angelegt hat, wird sie danach auf ihrem Handy nachgeholt: je antwortender Person eine Mitteilung mit dem dann gültigen Stand, höchstens 24 Stunden nach der letzten zurückgehaltenen Antwort und nicht, wenn der Termin inzwischen vorbei oder gelöscht ist oder die Person ausgeladen wurde. Erreicht eine solche Mitteilung ein Gerät nicht innerhalb eines Tages, verwirft der Mitteilungsdienst sie. Im Browser erscheint bei geöffneter Seite stattdessen ein kurzer Hinweis. Wer diese Mitteilungen nicht möchte, schaltet ab App-Version 1.6.96 „Zu- und Absagen" in den Einstellungen der App aus; in jeder Version enden sie auch mit „Termine" (das zugleich Erinnerungen und Hinweise auf Überschneidungen abschaltet). Mitteilungen der Organisation melden sich mit „Es gibt Neuigkeiten" – die Überschrift ebenfalls nur mit „Nachrichtentext in Meldungen" –, auf Wunsch der Organisation zum geplanten Start. Ab App-Version 1.6.91 melden sich neue Newsletter der Organisation auf Wunsch der Organisation mit „Neuer Newsletter", sobald sie erscheinen – die Überschrift ebenfalls nur mit „Nachrichtentext in Meldungen". Ist die Zahl am App-Symbol eingeschaltet, enthalten Mitteilungen zu Chat-Nachrichten außerdem die Anzahl Ihrer ungelesenen Chat-Nachrichten (ohne stummgeschaltete Chats; auf Android-Geräten die des jeweiligen Chats) – nur eine Zahl, kein Inhalt. Damit sie stimmt, schickt unser Server auf iPhone und iPad bei Bedarf auch stille Mitteilungen ohne Text und Ton, die nur diese Anzahl enthalten (etwa wenn Sie die App verlassen oder auf einem anderen Gerät gelesen haben, nach der Abmeldung die 0), und merkt sich an der angemeldeten Sitzung, für welche Organisation die App geöffnet ist. Ab App-Version 1.6.93 setzt die iPhone-App die Zahl auch selbst und teilt unserem Server über die bestehende Verbindung mit, welche Zahl sie anzeigt; diese Angabe wird nur im Arbeitsspeicher gehalten, nicht gespeichert. Im Browser steht die Anzahl vorn im Namen des Tabs. Apple bzw. Google erhalten damit den Geräteschlüssel und den Inhalt der jeweiligen Mitteilung; eine weitergehende Verarbeitung richtet sich nach deren Datenschutzbestimmungen. Von Firebase wird ausschließlich die Zustellung von Mitteilungen genutzt – keine Analyse-, Werbe- oder Absturzberichts-Funktionen. Apple und Google können Daten dabei auch in den USA verarbeiten; die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem beide Unternehmen zertifiziert sind. Mitteilungen lassen sich in den Geräteeinstellungen jederzeit abschalten, einzelne Arten (neue Nachrichten, Termine, Aufgaben, ab App-Version 1.6.91 auch Newsletter) auch in den Einstellungen der App (Aufgaben mit hoher Priorität und eigene Termin-Wecker ausgenommen, siehe unten); bei Abmeldung wird der Geräteschlüssel auf unserem Server gelöscht.
Aufgaben mit hoher Priorität: Wer eine Aufgabe oder To-do-Liste erstellt, kann sie auf hohe Priorität setzen (in der App ab Version 1.6.95, im Browser sofort). Mitteilungen zu solchen Aufgaben – Zuweisung, nachträgliches Hochsetzen, Wecker, neue Notizen und „To-do-Liste erledigt" – erreichen die Beteiligten seit der Umstellung unseres Servers in jeder App-Version auch dann, wenn sie „Aufgaben" in den Einstellungen der App ausgeschaltet haben; die Mitteilung ist dann mit „Hohe Priorität" gekennzeichnet und nennt – außer bei eigenen Aufgaben – die Person, von der sie ausgeht (bei einer gemeinsamen Mitteilung über mehrere Aufgaben nur, wenn alle von derselben Person stammen). In der Ruhezeit und bei „Beschäftigt" kommt keine solche Mitteilung; sie wird danach einmal auf dem Handy nachgeholt – je Person eine Mitteilung, höchstens 72 Stunden nach der letzten zurückgehaltenen und nicht, wenn die Aufgabe inzwischen gelöscht oder nicht mehr hoch ist; eine Zuweisung oder ein Hochsetzen außerdem nicht, wenn die Aufgabe erledigt ist oder eine Wecker-Erinnerung derselben Aufgabe die Person schon erreicht hat. Damit das nicht überhandnimmt, erreichen dieselbe Person höchstens fünf solcher Mitteilungen je Stunde, die nur wegen der hohen Priorität ankommen – Wecker eingeschlossen; zurückgehaltene zählen erst beim Nachholen –, zu Notizen höchstens drei je Stunde von derselben Person, und das Hochsetzen derselben Aufgabe meldet sich höchstens einmal in 24 Stunden (mehrere Hochsetzungen kurz hintereinander kommen als eine Mitteilung). Dafür merkt sich unser Server im Arbeitsspeicher, wann solche Mitteilungen an wen gingen – höchstens 24 Stunden, gespeichert wird das nicht. Ganz abschalten lassen sich Mitteilungen in den Geräteeinstellungen.
Eigene Termin-Wecker: Ab App-Version 1.6.99 (im Browser sofort) kann jede Person zu einem Termin, den sie in ihrem Kalender sieht, bis zu 5 eigene Wecker stellen – etwa 1 Tag oder 2 Stunden vorher, bei ganztägigen Terminen um 9 Uhr, auch für Termine aus verbundenen Kalendern. Bei Terminreihen der App gilt ein Wecker für jeden Termin der Reihe; bei übernommenen Terminen für den einzelnen Termin, weil die App Reihen aus verbundenen Kalendern einzeln übernimmt. Die Wecker gelten nur für diese Person; niemand sonst sieht sie, auch nicht die Person, die den Termin angelegt hat. Zum gewählten Zeitpunkt schickt unser Server eine Mitteilung „⏰ Termin" mit Tag und Uhrzeit des Termins (z. B. „Heute um 14:00"); der Termintitel steht nur mit „Nachrichtentext in Meldungen" darin. Sind mehrere zugleich fällig, kommt eine gemeinsame Mitteilung „⏰ Termine" mit der Anzahl sowie Tag und Uhrzeit des nächsten Termins, ohne Titel. Wer selbst genau 1 Stunde bzw. 15 Minuten vorher wählt, bekommt zu diesem Zeitpunkt nur eine Meldung – in der Regel den eigenen Wecker statt der festen Erinnerung. Eigene Termin-Wecker kommen auch, wenn „Termine" in den Einstellungen der App ausgeschaltet ist; während der Ruhezeit oder bei „Beschäftigt" kommen sie erst danach – nur, solange der Termin noch nicht begonnen hat (bei ganztägigen Terminen bis zum Ende des Tages), höchstens 72 Stunden lang. Hat die Person den Termin abgesagt, ruhen ihre Wecker. Kommt ein Wecker wegen einer Störung mehr als 2 Stunden zu spät, entfällt er. Erreicht ein Wecker ein Gerät nicht bis zum Beginn des Termins (höchstens 24 Stunden lang), verwirft der Mitteilungsdienst ihn. Im Browser erscheint bei geöffneter Seite stattdessen ein kurzer Hinweis. Abschalten lassen sich eigene Wecker im Termin selbst oder ganz in den Geräteeinstellungen.
Hinweis auf neue Versionen: Die iPhone-App fragt beim Start und höchstens alle 12 Stunden beim App Store von Apple die aktuelle Versionsnummer der App ab, um auf eine neuere Version hinzuweisen. Dabei übermittelt die App keine Angaben zu Ihrer Person oder Ihrem Konto; Apple erhält technisch bedingt die IP-Adresse des Geräts (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse daran, dass Fehlerbehebungen die Geräte erreichen; zur Verarbeitung in den USA siehe oben).
Änderungen an Terminen: Ändert die Person, die einen Termin angelegt hat, nachträglich Datum oder Uhrzeit, bekommt jede eingeladene Person (auch wer abgesagt hatte) im Einzelchat eine Nachricht „Termin geändert“ mit der neuen Zeit, und ihre Zusage wird zurückgesetzt, damit sie neu zu- oder absagen kann; ändert sich nur der Ort, kommt nur eine Nachricht „Ort geändert“. Je Termin und Person kommt höchstens eine solche Nachricht in 10 Minuten. Wird ein einzelner Tag einer Terminreihe geändert, gilt das nur für diesen Tag; wird er abgesagt, kommt eine Nachricht „Termin entfällt“. Wer aus einem Termin ausgetragen wird, bekommt eine kurze Nachricht, dass er nicht mehr eingeladen ist (nicht, wenn er schon abgesagt hatte). Diese Nachrichten melden sich wie andere Chat-Nachrichten (Schalter „Neue Nachrichten“); Termintitel, Zeit und Ort stehen in der Mitteilung nur mit „Nachrichtentext in Meldungen“ darin, ein Link zu einem Online-Meeting nie.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der dienstlichen Kommunikation im Rahmen des Beschäftigungs- bzw. Vertragsverhältnisses mit der Organisation (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Beschäftigtendaten § 26 BDSG) sowie auf Grundlage berechtigter Interessen an einem sicheren und nachvollziehbaren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das Eintragen von Terminen in Ihren eigenen Kalender erfolgt nur auf Ihre ausdrückliche Einstellung hin; Sie können es jederzeit ausschalten. Es findet keine Werbung, kein Tracking, keine Profilbildung und keine Weitergabe an Dritte zu kommerziellen Zwecken statt. Die App enthält keine Analyse-, Werbe- oder Absturzberichts-Werkzeuge von Drittanbietern.
| Empfänger | Zweck | Ort |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen | Hosting der Server (Datenbank, Dateien, Anrufvermittlung) – Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO | Rechenzentrum Nürnberg, Deutschland |
| Apple Inc. | Zustellung von Mitteilungen auf iPhone und iPad (Push, siehe Abschnitt 4); Abfrage der aktuellen Versionsnummer der iPhone-App (Abschnitt 4) | Apple Push Notification service, App Store |
| Google (Firebase Cloud Messaging) | Zustellung von Mitteilungen auf Android-Geräten (Push, siehe Abschnitt 4) | Rechenzentren von Google, auch in den USA (EU-US Data Privacy Framework) |
| Postausgang der Organisation | Versand von Zugangsdaten, Einladungen und Einmalpasswörtern sowie von Hinweisen an Inhaber und Admins auf neue gemeldete Inhalte (ohne Inhalt und ohne Namen) erfolgt über den E-Mail-Server, den die Organisation selbst im Admin-Center hinterlegt hat; nur ohne eine solche Hinterlegung über das Systempostfach der NextCare GmbH | nach Wahl der Organisation |
| Ihr eigener Kalender-Anbieter (z. B. Apple iCloud, Google, Microsoft, Ihr E-Mail-Anbieter) | Nur wenn Sie „In diesen Kalender eintragen“ einschalten (ab App-Version 1.6.95): Empfang der Termine, die Sie danach in der App anlegen | nach Ihrer Wahl; beim Weg „Kalender auf meinem Handy“ gleicht Ihr Smartphone den Kalender mit dem dort eingerichteten Konto ab |
Alle Inhalte werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert – ausgenommen Kopien von Terminen, die Sie selbst in einen eigenen Kalender eintragen lassen (siehe Abschnitt 3); diese liegen bei Ihrem Kalender-Anbieter. Die Übertragung erfolgt durchgehend TLS-verschlüsselt. Sprach- und Videoanrufe werden über unseren eigenen Anrufserver in Deutschland vermittelt (kein fremder Anrufdienst); die Medienströme sind zwischen Gerät und Server verschlüsselt (SRTP/DTLS) und werden weder gespeichert noch aufgezeichnet.
Nachrichten und Dateien bleiben gespeichert, solange das Nutzerkonto besteht bzw. bis zur Löschung durch die Nutzerin, den Nutzer oder die Organisation. Nach Löschung eines Kontos werden personenbezogene Daten innerhalb von 30 Tagen entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Sitzungen und Geräteschlüssel werden beim Abmelden gelöscht; technische Protokolle werden nach kurzer Frist automatisch überschrieben. Vermerke unter der Glocke (gelesen, gelöscht) werden 12 Monate nach dem letzten Vermerk automatisch gelöscht; der Vermerk, dass jemand eine Mitteilung aus der eigenen Liste gelöscht hat, bleibt, solange es die Mitteilung gibt (sonst erschiene sie wieder), und wird mit ihr gelöscht. Einträge des Audit-Protokolls werden nach 12 Monaten automatisch gelöscht. Dateien an Mitteilungen und Newslettern bleiben gespeichert, bis die Organisation sie aus dem Beitrag entfernt oder den Beitrag löscht (nach Ablauf oder Zurückziehen kann sie in der App niemand mehr abrufen); im Admin-Center hochgeladene, aber nie gespeicherte Dateien werden nach 24 Stunden entfernt. Sticker bleiben gespeichert, bis die Person, die sie hochgeladen hat, oder die Verwaltung der Organisation sie löscht – auch wenn diese Person die Organisation verlässt. Danach zeigen bereits gesendete Sticker-Nachrichten nur noch den Hinweis „Sticker nicht mehr verfügbar"; aus der Auswahl genommene Sticker bleiben in gesendeten Nachrichten sichtbar. Sticker-Nachrichten selbst werden wie alle Nachrichten des Chats gelöscht. Entwürfe (ab App-Version 1.6.92) werden gelöscht, sobald Sie die Nachricht senden oder das Eingabefeld leeren, wenn Sie die Unterhaltung verlassen oder sie gelöscht wird, beim Abmelden, wenn Sie das Konto aus der App entfernen oder wenn Ihre Sitzung während der Nutzung beendet wird (z. B. über „Angemeldete Geräte" oder ein neues Passwort), spätestens 30 Tage nach der letzten Änderung sowie mit dem Löschen der App. Ohne „Angemeldet bleiben" speichert die App Entwürfe nicht dauerhaft. PDF-Ansichten von Dokumenten: solange die Originaldatei gespeichert ist. Wurde eine Datei in mehrere Unterhaltungen geteilt, bleibt sie gespeichert, bis keine dieser Nachrichten sie mehr enthält – auch wenn eine Organisation eine Löschfrist für Nachrichten eingestellt hat. Weitergeleitete Nachrichten sind eigene Nachrichten im gewählten Chat: Sie bleiben bestehen, wenn die ursprüngliche Nachricht gelöscht wird, und werden wie alle Nachrichten dieses Chats gelöscht – auch nach der Löschfrist Ihrer Organisation (in Chats mit anderen Organisationen gilt für jede Organisation ihre eigene Frist). Aufgaben-Ordner (ab App-Version 1.6.97): bis Sie sie löschen; Ihre Einordnung einer Aufgabe, bis Sie sie ändern, die Aufgabe gelöscht wird oder Sie die Aufgabe nicht mehr sehen – spätestens beim Austritt aus der Organisation bzw. beim Löschen Ihres Kontos. Meldungen (im Browser sofort, ab App-Version 1.7.1) werden spätestens 90 Tage, nachdem die Verwaltung sie erledigt hat, automatisch gelöscht, in jedem Fall spätestens 180 Tage nach der Meldung – auch wenn die gemeldete Nachricht oder ein beteiligtes Konto vorher gelöscht wurde; bis dahin bleibt die Kopie in der Meldung erhalten. Was jemand schon auf sein Gerät geladen hat, bleibt dort.
Der Vermerk, bis zu welcher Notiz jemand die Notizen einer Aufgabe gesehen hat (ab App-Version 1.6.97), wird mit der Aufgabe gelöscht, sonst 12 Monate nach dem letzten Vermerk. Vorgemerkte Mitteilungen zu Aufgaben mit hoher Priorität werden nach dem Nachholen gelöscht, spätestens 72 Stunden nach der letzten zurückgehaltenen Mitteilung, und mit der Aufgabe.
Die Zuordnung zwischen App-Termin und eingetragenem Eintrag (ab App-Version 1.6.95; Name des Zielkalenders, Kennungen und Prüfwerte, bei Terminreihen auch Beginn und Ende der übertragenen Fassungen, verschlüsselt, sowie ihre Wiederholungsregel ohne Datum) löschen wir, sobald der App-Termin gelöscht und das übertragen ist, spätestens 60 Tage nach dem Ende des Termins. In drei Fällen kann der Eintrag dort aber noch mit einem anderen Stand stehen als der App-Termin – z. B. eine Terminreihe, die Sie danach in der App beendet haben:
In diesen Fällen bewahren wir die Zuordnung samt dieser Angaben auf, solange der Eintrag dort noch Termine haben kann, die die App beim Abgleich liest: bis 60 Tage nach dem Ende seines spätesten Termins (maßgeblich ist jede Fassung, die die App übertragen hat), auf den nächsten Monatsanfang aufgerundet – bei einer Terminreihe ohne Ende ohne feste Frist, längstens bis Ihr Konto gelöscht wird. Das dient nur dazu, dass der Eintrag nicht doppelt in die App übernommen wird – auch nicht bei Personen Ihrer Organisation, die Sie zu dem Termin eingeladen haben und die Ihren Kalender mitlesen (sie sehen den Termin ohnehin als Eingeladene; wer abgesagt hat, sieht Ihren Eintrag aus Ihrem Kalender wie jeden anderen). Die Einträge in Ihrem Kalender beim Anbieter oder auf dem Gerät löschen wir dabei nicht.
Alle Berechtigungen sind optional und werden erst bei erstmaliger Nutzung der jeweiligen Funktion abgefragt. Die App greift nicht auf das Adressbuch, den Standort des Geräts oder andere Apps zu.
Wenden Sie sich hierfür an Ihre Organisation (die Verantwortliche für Ihre Inhalte) oder an uns: info@nextcare-service.de. Wir leiten Anfragen, die die Organisation betreffen, an diese weiter.
Bei Fragen zum Datenschutz:
NextCare GmbH – E-Mail: info@nextcare-service.de